Un capoturno che coordina i colleghi, un magazziniere anziano a cui tutti chiedono istruzioni, un autista che supervisiona la squadra di consegna: la legge non guarda al titolo scritto in busta paga, ma a quello che si fa davvero ogni giorno.
Il principio di effettività: perché conta ciò che si fa, non come ci si chiama
L'art. 299 del D.Lgs. 81/2008 codifica un principio che attraversa tutta la disciplina della sicurezza sul lavoro: le posizioni di garanzia si attribuiscono in base alle funzioni concretamente esercitate, indipendentemente dalla qualifica formale attribuita dal contratto o dall'organigramma aziendale. Per il preposto questo significa che chi sovrintende di fatto all'attività di altri lavoratori, controllandone l'esecuzione ed esercitando un potere di iniziativa, è preposto agli occhi della legge anche senza alcuna nomina scritta.
È una conseguenza logica: la sicurezza sul lavoro si occupa di prevenire rischi concreti, e i rischi concreti dipendono da chi effettivamente organizza, sorveglia e corregge il lavoro quotidiano, non da come viene chiamato in un contratto o in un mansionario. Un'azienda che non ha mai nominato formalmente un preposto non è, per questo, un'azienda senza preposti: è quasi sempre un'azienda con uno o più preposti di fatto, non formati e non consapevoli del proprio ruolo.
Questa situazione, lungi dall'essere un vantaggio per l'azienda, è la condizione più sfavorevole in assoluto: un preposto di fatto non formato espone contemporaneamente il datore di lavoro, per la mancata individuazione e formazione, e lo stesso lavoratore, che si trova a rispondere di obblighi di vigilanza che non sapeva di avere.
I profili più comuni di preposto di fatto
Nel commercio e nella grande distribuzione, il responsabile di un punto vendita o di un reparto che coordina i colleghi, distribuisce i compiti e verifica il rispetto delle procedure è tipicamente un preposto di fatto, anche quando il suo contratto lo inquadra semplicemente come commesso con maggiore anzianità. Nella logistica e nei trasporti, un autista che coordina una piccola squadra di addetti al carico e scarico, o un capoturno di magazzino che assegna le attività e controlla il lavoro altrui, rientra nella stessa fattispecie.
Nell'industria e nell'artigianato, il capo reparto o il lavoratore più esperto a cui i colleghi si rivolgono abitualmente per istruzioni operative, e che di fatto orienta e corregge il lavoro del gruppo, esercita funzioni di preposto anche in assenza di una nomina formale. Nei cantieri edili, un capo squadra che dirige le lavorazioni di una parte del cantiere, anche senza il titolo esplicito di preposto, ricade nella stessa area di responsabilità, spesso in un contesto ad alto rischio dove le conseguenze di una vigilanza carente sono particolarmente gravi.
Un tratto comune a questi profili è che la funzione si è consolidata nel tempo in modo informale: un lavoratore anziano che "ha sempre fatto così", una promozione di fatto mai accompagnata da un adeguamento contrattuale, un'organizzazione che si è affidata all'esperienza di alcune persone senza formalizzarne il ruolo.
Come riconoscere un preposto di fatto in azienda
Il criterio pratico più utile per individuare un preposto di fatto è chiedersi, per ogni gruppo di lavoratori, chi assegna concretamente i compiti quotidiani, chi controlla che il lavoro venga svolto correttamente, chi interviene quando qualcosa non va e chi, in assenza del titolare o del responsabile formale, prende decisioni operative in autonomia. Se la risposta identifica una persona diversa dal datore di lavoro o dal dirigente formalmente nominato, quella persona è quasi certamente un preposto di fatto.
Un segnale rivelatore è anche la percezione dei colleghi: se gli altri lavoratori si rivolgono spontaneamente a una persona per chiedere istruzioni, segnalare problemi o ricevere correzioni sul lavoro svolto, quella persona esercita nella pratica funzioni di sovrintendenza, a prescindere dal titolo formale. Percorrere l'organigramma aziendale confrontandolo con l'organizzazione reale del lavoro, reparto per reparto e turno per turno, è l'esercizio che ogni datore di lavoro dovrebbe condurre periodicamente.
Va prestata attenzione anche alle situazioni intermedie, come i sostituti occasionali: un lavoratore che assume temporaneamente compiti di coordinamento durante l'assenza del preposto titolare esercita, per il periodo della sostituzione, le stesse funzioni e dovrebbe quindi ricevere la stessa formazione, anche se il ruolo non è permanente.
Le conseguenze di non formalizzare e non formare
Se un preposto di fatto non riceve la formazione particolare e aggiuntiva prevista dalla normativa, l'azienda resta esposta alle sanzioni previste per la mancata formazione, con l'aggravante, in caso di infortunio, che l'assenza di formazione di una figura che esercitava concretamente compiti di vigilanza viene valutata con particolare severità nell'accertamento delle responsabilità. La giurisprudenza tende infatti a guardare alla sostanza dei fatti più che alle etichette contrattuali.
Per il lavoratore che si scopre preposto di fatto, spesso solo dopo un infortunio o un'ispezione, la conseguenza è ancora più delicata: si trova a rispondere di omissioni di vigilanza legate a un ruolo che non sapeva di rivestire formalmente, senza aver ricevuto gli strumenti — la formazione, appunto — per esercitarlo consapevolmente. È una situazione di ingiustizia sostanziale che la formalizzazione tempestiva permette di evitare.
Anche sul piano organizzativo, i preposti di fatto non riconosciuti generano un vuoto: nessuno controlla che stiano davvero esercitando i poteri di intervento previsti dall'art. 19, come l'interruzione dell'attività in caso di pericolo, semplicemente perché l'azienda non li considera formalmente investiti di quella responsabilità.
Mappare, nominare, formare: il percorso corretto
Il primo passo per ogni azienda è una mappatura onesta dell'organizzazione reale del lavoro, reparto per reparto e turno per turno, chiedendo direttamente ai lavoratori chi coordina e controlla l'attività quotidiana: è un esercizio che spesso rivela figure di preposto di fatto insospettate, specialmente nelle aziende cresciute rapidamente o organizzate in modo informale.
Il secondo passo è la formalizzazione dell'incarico, con l'indicazione scritta dei compiti e del perimetro di responsabilità di ciascun preposto individuato, seguita dalla formazione particolare e aggiuntiva prevista dalla normativa e dal relativo aggiornamento periodico. Formalizzare non significa creare burocrazia inutile: significa dare a chi già esercita quella funzione gli strumenti e la consapevolezza per farlo correttamente e in sicurezza, sia per l'azienda sia per il lavoratore stesso.
Il nostro corso per preposti tratta proprio questi aspetti, a partire dal riconoscimento delle situazioni di preposizione di fatto, ed è pensato anche per i lavoratori che scoprono di rivestire già, nella pratica quotidiana, un ruolo di sovrintendenza. Se hai il dubbio che nella tua azienda esistano preposti non formalizzati, i nostri consulenti possono aiutarti a mapparli e a mettere in regola la formazione.
Cosa fare se ti riconosci in questa situazione
Un lavoratore che, leggendo questi esempi, si riconosce nella situazione di preposto di fatto ha interesse a segnalarlo apertamente al datore di lavoro, chiedendo la formalizzazione dell'incarico e la relativa formazione: è una richiesta legittima, che tutela sia la propria posizione sia quella dei colleghi che di fatto vengono sovrintesi.
Non è una richiesta che espone a conseguenze negative: al contrario, un lavoratore che chiede di essere formato per un ruolo che già svolge nella pratica dimostra consapevolezza e responsabilità, qualità che i datori di lavoro più attenti riconoscono positivamente. Rimanere in una posizione di preposto di fatto non formato, al contrario, espone a rischi personali che è nell'interesse del lavoratore stesso rimuovere.
Anche i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza possono avere un ruolo utile in questo processo, segnalando al datore di lavoro le situazioni di preposizione di fatto rilevate durante l'attività di rappresentanza: è un contributo che rientra pienamente nelle attribuzioni di consultazione e osservazione previste per l'RLS.
Le aziende più strutturate prevedono infine momenti periodici, anche informali, in cui i lavoratori possono segnalare in autonomia situazioni di coordinamento non formalizzato: un canale di ascolto di questo tipo, semplice da attivare, è spesso più efficace di qualunque controllo dall'alto nel far emergere per tempo le figure di preposto di fatto presenti in azienda.