Ufficio, smart working, centralino: chi supera le venti ore settimanali al videoterminale ha diritto a formazione, pause e sorveglianza sanitaria specifiche. Una normativa spesso ignorata proprio perché il rischio sembra minimo.
Chi è, per la legge, un videoterminalista
Il Titolo VII del D.Lgs. 81/2008 disciplina l'uso di attrezzature munite di videoterminali e definisce videoterminalista il lavoratore che utilizza questo tipo di attrezzatura in modo sistematico o abituale, per almeno venti ore settimanali, dedotte le pause previste dalla normativa stessa. La soglia delle venti ore è centrale: sotto questa soglia gli obblighi specifici del Titolo VII non si applicano, anche se restano validi gli obblighi generali di informazione e formazione previsti per tutti i lavoratori.
Questa definizione comprende una platea più ampia di quanto si pensi: non solo il personale amministrativo e impiegatizio classico, ma anche centralinisti, operatori di sportello, addetti a postazioni di controllo con monitor, e i lavoratori in smart working che utilizzano il computer per la maggior parte della giornata lavorativa da casa o da altre sedi.
Il datore di lavoro deve censire correttamente chi, in azienda, supera la soglia delle venti ore settimanali: è un accertamento da fare mansione per mansione, perché anche all'interno dello stesso ufficio possono convivere ruoli soggetti e ruoli non soggetti a questa disciplina.
Va inoltre chiarito che la soglia delle venti ore settimanali si riferisce all'uso continuativo dell'attrezzatura munita di videoterminale nell'ambito della prestazione lavorativa complessiva, e non a un conteggio rigido ora per ora: è la valutazione del datore di lavoro, supportata se necessario dal medico competente, a stabilire se una mansione rientra effettivamente in questa fattispecie.
I rischi specifici del lavoro al videoterminale
I rischi tipici del lavoro prolungato al videoterminale riguardano tre ambiti distinti: l'affaticamento visivo, o astenopia, legato a un uso intenso dello schermo in condizioni di illuminazione o postura inadeguate; i disturbi muscolo-scheletrici, in particolare a carico di collo, spalle, schiena e arti superiori; lo stress e l'affaticamento mentale, accentuati da ritmi di lavoro serrati e da un'organizzazione poco attenta alle pause.
Questi rischi, pur non comparendo tra i grandi temi della sicurezza sul lavoro, generano un volume significativo di disturbi cronici e di richieste di adattamento della postazione: una parte rilevante dei giudizi di idoneità con prescrizioni emessi dai medici competenti riguarda proprio lavoratori al videoterminale, a conferma che il rischio, per quanto meno drammatico di altri, è tutt'altro che trascurabile.
La formazione specifica prevista dal Titolo VII serve proprio a rendere il lavoratore consapevole di questi rischi e delle misure per contenerli, in un ambito dove il comportamento individuale — postura, gestione delle pause, regolazione della postazione — incide molto sull'effettiva esposizione.
Formazione, pause e sorveglianza sanitaria
Il videoterminalista ha diritto a un'interruzione della sua attività mediante pause, disciplinate dall'art. 175 del D.Lgs. 81/2008: quindici minuti ogni centoventi minuti di applicazione continuativa al videoterminale, salvo diverse previsioni della contrattazione collettiva più favorevoli al lavoratore. Le pause non possono essere cumulate all'inizio o alla fine dell'orario di lavoro e devono essere considerate a tutti gli effetti orario di lavoro.
La formazione specifica per videoterminalisti riguarda i rischi per la vista e per l'apparato muscolo-scheletrico, i corretti requisiti della postazione (schermo, tastiera, sedile, piano di lavoro), l'illuminazione e i riflessi, e le buone pratiche organizzative anche nel lavoro agile, dove l'azienda ha un controllo minore sulle condizioni ambientali ma resta comunque titolare degli obblighi di formazione e informazione.
Al videoterminalista si applica inoltre la sorveglianza sanitaria, con controllo della funzione visiva a cura del medico competente: la periodicità tipica è quinquennale, ma diventa biennale per i lavoratori che hanno superato i cinquant'anni di età o per i quali il medico competente abbia indicato una periodicità più ravvicinata.
La formazione dovrebbe essere ripetuta in occasione di cambiamenti significativi della postazione o dell'organizzazione del lavoro, ad esempio il passaggio a un nuovo applicativo gestionale che modifica sensibilmente i tempi di applicazione continuativa allo schermo, così da mantenere aggiornata la consapevolezza dei lavoratori sulle corrette modalità di gestione delle pause.
Ergonomia della postazione: cosa deve garantire l'azienda
Oltre alla formazione, il datore di lavoro deve garantire che la postazione di lavoro rispetti i requisiti minimi previsti dall'allegato al Titolo VII: schermo orientabile e privo di riflessi fastidiosi, tastiera separata e inclinabile, piano di lavoro di dimensioni adeguate, sedile stabile e regolabile in altezza e inclinazione dello schienale. Anche l'illuminazione dell'ambiente e il posizionamento della postazione rispetto alle finestre incidono sul comfort visivo.
Per i lavoratori in smart working, l'azienda deve fornire indicazioni chiare sui requisiti minimi della postazione domestica e, quando previsto da accordi aziendali o dalla contrattazione, mettere a disposizione l'attrezzatura idonea. Anche in questo contesto la formazione sui rischi specifici e sulle corrette abitudini posturali resta un obbligo del datore di lavoro, non un'opzione.
Le aziende che investono in una reale ergonomia delle postazioni, oltre alla sola formazione teorica, registrano generalmente una riduzione delle segnalazioni di disturbi muscolo-scheletrici e visivi, con benefici anche in termini di produttività e di assenze per malattia.
Un supporto poggiapiedi, un leggio per i documenti e uno schermo posizionato alla giusta distanza visiva sono accorgimenti semplici ed economici che spesso fanno la differenza quanto l'acquisto di arredi più costosi: la valutazione ergonomica della postazione dovrebbe sempre considerare anche questi dettagli, non solo la dotazione principale.
Mettersi in regola: un obbligo spesso sottovalutato
Molte piccole e medie imprese non considerano il rischio da videoterminali una priorità, complice l'assenza di eventi eclatanti come infortuni gravi; ma si tratta di un obbligo formativo autonomo, la cui omissione è comunque sanzionabile e la cui utilità pratica, in termini di benessere dei lavoratori, è ben documentata. Il primo passo è censire chi supera le venti ore settimanali al videoterminale, includendo consapevolmente anche chi lavora in modalità agile.
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Dispositivi di correzione visiva specifici
Quando la sorveglianza sanitaria periodica evidenzia che gli occhiali o le lenti a contatto abitualmente utilizzati dal lavoratore non sono sufficienti per il lavoro al videoterminale, il medico competente può prescrivere dispositivi di correzione visiva specifici per questo tipo di attività: la normativa prevede che il relativo costo sia a carico del datore di lavoro, non del lavoratore.
È un obbligo poco conosciuto ma rilevante, perché riguarda una situazione tutt'altro che rara: molte persone che utilizzano correttamente occhiali da lettura o da lontano nella vita quotidiana avvertono comunque affaticamento visivo davanti allo schermo, per la distanza intermedia e prolungata che il videoterminale richiede rispetto ad altre attività.
Le aziende con una popolazione di videoterminalisti numerosa dovrebbero informare chiaramente i lavoratori di questo diritto, evitando che la richiesta di dispositivi specifici resti un'iniziativa isolata di chi ne è a conoscenza: una comunicazione chiara sul punto fa parte della corretta gestione della sorveglianza sanitaria di questa categoria di lavoratori.
Anche la formazione periodica dovrebbe richiamare questo aspetto specifico, spesso dimenticato negli aggiornamenti generali sulla sicurezza: ricordare ai lavoratori l'esistenza di questo diritto, e le modalità per attivarlo tramite il medico competente, evita che una tutela prevista dalla norma resti sulla carta per semplice mancanza di informazione.